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沙龙365合同管理办法
时间:2016-11-01 来源: 作者: 点击量:
 

第一章 总则

第一条 为了规范学院经济行为,维护学院合法权益,防范各类财务风险,促进学院各项事业的健康发展,根据《中华人民共和国合同法》等相关的法律法规及文件规定,结合我院实际,制定本办法。 第二条 本办法所指的经济合同是指以沙龙365的名义,与其它平等主体的自然人、法人和其它组织之间设立、变更、终止等涉及经济权利义务关系的协议。包括商品买卖合同、基建工程及修缮工程合同、合作办学合同、服务外包合同、委托加工合同、资产租赁合同、借款合同、债权债务的清偿合同等各类涉及经济事项的合同,不包括科研合同、劳动人事合同。 第三条 经济合同订立必须遵守法律、法规,坚持平等互利、协商一致、诚实守信的原则,维护学院的正当权益,任何部门和个人不得利用合同损害学院利益。 第四条 涉及以下经济事项的应签订合同: (一)服务类采购,包括运输服务、广告服务、法律服务、废物处理、培训服务、管理服务等; (二)建设工程合同; (三)技术合同; (四)租赁合同; (五)采购标的物单价超过1万元人民币的各类设备; (六)采购食堂食品; (七)学院有明确规定的或董事长认为须签订书面合同的其他情况。 第五条 对其他物品的采购可以不签订正式的书面合同,但必须明确基本的采购要求,包括名称、规格、数量、单价、交期、交货地点、质量要求等。

第二章 合同管理职责

第六条 合同应由承办单位(以学院的部门组织职责为准)起草,法务部门(法律顾问)可以提供指导。 第七条 合同原件统一由财务部门保管,合同原件由财务部门交给客户或供应商并做好相关记录,未经允许不得复印。 第八条 合同履行过程中应妥善管理合同资料,对工程合同的有关技术资料、图表等重要原始资料借用时需(副)董事长批示,以保证合同的完整性。 第九条 各责任部门应指定专人管理合同并建立清单。合同清单内容至少包括: (一)合同编号、签订人、签约日期、合同期限、对方单位、履行情况及备注等。 (二)合同清单应按时填写,做到准确、及时、完整。 第十条 合同由法务部门(法律顾问)每年检查一次,检查时间为每年的12月份。 第十一条 合同检查的内容为本办法所规定的内容,重点检查合同的审查、核准和执行。 第十二条 各部门应在规定的期限内改善存在的问题。

第三章 合同审批、签订的程序

第十三条 经济合同审批部门包括业务主管部门(承办部门)、法务部门、财务部、分管该项工作的学院领导、院长办公室、董事会办公室,各审批部门在进行合同审批时应分工协作,各负其责,进行严格审查,共同为维护学院经济利益把好关。主要审查要求如下: (一)要对合同的可行性、必要性、合同标的的合理性以及立项情况、合同内容、合同条款等进行审查。 (二)要审查合同条款是否维护学院利益,是否符合学院有关财经政策和财务管理规定,合同款项支付是否有经费来源保障,资金结算方式是否合理等。 第十四条承办单位在订立合同前,必须严格审查对方当事人主体资格、经营范围、履约能力、资信情况、委托代理权限等。同时,要对合同各项要素进行认真审查。对重大经济合同,应请法务部门对合同的内容、条款进行全面审查,并签署意见。 第十五条 承办单位对以下内容负有审查确认责任,包括但不限于: (一)当事人有无签订、履行该合同的权利能力和行为能力; (二)合同的标的、数量、质量要求、价格、售后服务、交货期限、检验方法、违约责任、争议的解决方式等; (三)合同双方当事人的权利、义务; (四)必要时须明确规定权利和义务是否达到规定要求的验证方法; (五)必须明确对方的法定名称、签约时间、签约地点、合同有效期限; (六)明确付款方式及票据提供(凡未明确的采购合同均须提供正式发票); (七)合同所有内容填写完整。 第十六条 承办单位在初审后,将经部门经理确认后的合同文本交至法务部门(法律顾问)进行法律形式审查。 第十七条 法务部门(法律顾问)对各部门送审合同存在以下情况的将予以退回: (一)合同双方当事人名称不全或错误的; (二)合同中有空白条款或涂改的; (三)合同未经部门负责人确认的; (四)违反本管理办法其他规定的。 第十八条 法务部门(法律顾问)对合同的合法性、规范性作形式审查,一般应在两个工作日完成,内容包括: (一)合同内容是否符合国家法律、政策和本办法规定; (二)合同应具备的基本条款是否齐全; (三)当事人双方的权利、义务是否具体、明确,没有涂改,文字表述是否确切无歧义; (四)预计可能承担的风险; (五)确定有无公证的必要。 第十九条 法务部门(法律顾问)在通过审核的合同每页背面盖“合同审查”章和审查日期,以此确定合同内容的合法性和规范性。 第二十条 如须办理公证时,由法务部门(法律顾问)负责办理。 第二十一条 只有经过法务部门(法律顾问)审查并盖有“合同审查”章的合同才可以交法定代表人或授权人核准。 第二十二条 对外签订合同,除法定代表人外,必须是得到董事会授权的受托人。 第二十三条 同时具备以下条件时,财务部才可盖“合同专用章”。 (一)合同文本每一页背面均盖有“合同审查”章; (二)合同有经本公司法定代表人或授权人签字或盖章核准。 第二十四条 合同专用章应专人管理严格按授权的范围使用,不准混用、代用或借用;还应妥善保管,若有遗失,应立即声明作废处理。

第四章 合同的履行

第二十五条 合同签订后,即具有法律效力,合同双方应当全面履行。 第二十六条 合同承办单位及业务主管部门必须按合同约定条款组织实施,并对合同执行情况进行监督检查,保质、保量按期完成合同约定事项。 第二十七条 在合同履行过程中,确需变更或解除合同的,应经双方协商后,签订变更或解除合同文本,并按前述流程报送审批后签订。变更或解除合同的文本与原合同具有同等的法律效力。 第二十八条 经合同承办单位验收或提供相关数据后,财务部根据合同文本及相关部门签章方可办理资金结算。对具有下列情形的业务,财务部有权拒绝付款: (一)发票或合同签批手续不完备的; (二)收款单位与合同对方当事人名称不一致的; (三)付款单位与合同当事人名称不一致且未出具代付款证明的; (四)应审计的项目而未审计的; (五)合同未归档备案的。 第二十九条 合同执行过程中出现争议时,由双方协商解决,协商无法达成一致,通过仲裁或法律程序解决。 第三十条 合同作为学院或有关单位对外活动的重要法律依据和凭证,有关人员应当保守合同秘密。 第三十一条 合同项目完成,验收合格,质保期结束后,合同自行终止。 第三十二条 合同履行完毕,财务部应及时按会计档案管理要求进行整理,并妥善保存,不得随意处置、销毁或遗失。

第五章 法律和经济责任

第三十三条 无独立法人资格的学院部门、单位,不得使用本部门、单位的公章对外签订任何经济合同。所签订的合同皆属非法合同或无效合同。 第三十四条 未经授权私自签订经济合同,造成经济或其它损失的,学院将依照有关规定追究责任单位主要负责人及相关责任人的行政或经济责任;触犯法律的,移送司法机关追究法律责任。 第三十五条 合同审查部门应认真履行职责,保障学院合法权益不受损失。如因审查不严造成损失的,审查部门应负相应责任,同时追究直接责任人的行政或经济责任。 第三十六条 在合同审查中因故意过失造成学院重大损失的,追究其法律责任。

第六章 附则

第三十七条 本办法中未尽事宜,由董事会办公室研究决定。 第三十八条 本办法由董事会办公室负责解释。 第三十九条 本办法自201311月起试行。
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