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    办公室岗位编制和各岗位主要职责
    时间:2012-03-11 10:20:41 来源: 作者: 点击量:
    学院办公室的工作包括负责文秘、信息综合、信息发布、统计、档案、保密、文印、接待、信访、宣传、车辆管理等工作;负责管理学院保密室、档案室、收发室、文印室及各种会议室。
    一、办公室主任
    办公室主任的主要职责是:
    1.按照办公室工作职责范围主持学院办公室全面工作;
    2.搞好办公室的思想建设、作风建设、制度建设、业务建设和环境建设,考核、督促工作人员落实岗位职责;
    3.及时签批上级领导机关的来文;
    4.组织安排院长办公会议日程及党政工作的重要会议,审定会议纪要并督办会议决定;
    6.负责组织、协调各部门综合性工作;
    7.负责组织接待上级机关或兄弟单位领导来校视察、参观、访问等工作;
    8.负责组织做好安全稳定工作和信访工作;
    9.完成学院领导交办的其他工作。
    二、办公室副主任
    在办公室主任的直接领导下开展工作,主要职责:
    1.协助主任分管文秘、行政、档案、宣传、司机等全面工作;
    2.协助主任做好办公室的思想建设、作风建设、制度建设、业务建设和环境建设,考核、督促工作人员落实岗位职责;
    3.负责办公室人员考勤工作;
    3.负责组织各类公文的起草、领导会签和发布工作;
    4.协助主任督办和检查领导批示文件的贯彻执行情况,协调有关部门落实领导的批办事项;
    5.负责指导、检查各类公文的整理、存档和归档工作;
    6.负责机要保密工作和公章、介绍信的把关、使用;
    7.协助主任做好院长办公会议日程、党政工作的重要会议、全院性大会、大型会议活动的组织安排工作以及审定会议纪要并督办会议决定;
    8.协助主任做好各部门的综合协调工作;
    9.协助主任组织接待上级机关或兄弟单位领导来校视察、参观、访问等工作;
    10.协助主任做好安全稳定工作和信访工作;
    11.完成学院领导交办的其他工作。
    三、秘书科
    在办公室主任、副主任的直接领导下开展工作,主要职责是:
    1.负责院内公文的收发、登记、编号、呈批、催办、打印、归档工作;
    2.参与学院发展规划、工作要点、工作总结、领导讲话等重要文稿以及其它各类文字材料的起草工作;
    3.协助办公室主任、副主任组织学院各种重要会议,安排会议议题,做好会议通知和记录,起草印发会议纪要,检查落实会议决议的执行情况;
    4.负责学院大事记、办公室日记、重要电话记录等工作;
    5.负责学院及职能部门发文的初审工作;
    6.完成办公室领导交办的其它工作。
    四、宣传科
    1.负责学院新闻发布和宣传报道工作,做好院内外宣传的策划、制作、监督及院外新闻媒体的联络沟通工作;
    2.负责学院网站主页的建设、管理、更新和维护;
    3.负责有关学院信息资料的收集、整理,编辑和印制院报、院刊;
    4.管理和指导院内出版物、宣传资料、网站及各部门的宣传工作;
    5.负责校园文化建设的指导和联络工作;
    6.完成办公室领导交办的其它工作。
    五、综合科
    (一)综合行政人员岗位一
    在部门负责人的直接领导下开展工作,主要职责是:
    1.负责全院性会议和学院领导主持的重要会议、重大活动的会务和服务工作(包括下发通知、会场布置准备、茶水等服务);
    2.负责上级机关、兄弟学校以及其它单位来访的接待、票务和住宿安排等工作;负责学院领导因公出差、参加会议的具体事务,如报送回执、请款、购票和报销等;
    3.负责学院办公室周工作安排和全院阶段性工作安排;
    4.协助主任、副主任处理学院的信访工作;
    5.负责院外收文的收发、登记、编号、呈批、催办、打印、归档工作;负责学院发文的编号、文件打印以及发布工作;
    6.完成办公室领导交办的其它工作。
    (二)综合行政人员岗位二
    1.负责学院公务用车的调度安排,协助管理司机班;
    2.负责办公通讯、复印机及其他办公设备的使用审批和管理,协助有关部门做好全院办公设备的配置工作;
    3.负责办公文具用品、纪念品的购置、管理和发放工作
    4.负责学院办公室固定资产的登记、管理和财务报销工作;
    5.完成办公室领导交办的其它工作。
    (三)综合行政人员岗位三
    1.负责董事长、副董事长、学院领导办公室以及学院各种会议室、接待室的管理,院级会议的会场准备和茶水服务;
    2.负责学院文印室的管理以及有关学院文件的打印、复印工作;
    3.负责学院收发室的管理,负责学院领导、各部门及师生的信件、资料、报刊的收取及发放工作;
    4.负责院外收文的收发、登记、编号工作,并及时呈送给部门领导办理;
    5.完成办公室领导交办的其它工作。
    (四)信息档案岗位
    在部门负责人的直接领导下开展工作,主要职责是:
    1.负责学院档案室的日常工作
    2.负责学院文书、档案的收集、建档和管理工作,督促学院各部门完成文书档案材料的归档、保管和移交工作;
    3.主办、协助学院各项基础数据的统计、发布及上报工作,做好数据分析工作;
    4.负责学院有关信件的收发、密级文件的安全保护和档案室的保密工作;
    5.完成办公室领导交办的其他工作。
    六、司机班
    在部门负责人的直接领导下开展工作,主要职责是:
    1.服从部门负责人的调度安排,准时、安全行车,完成出车任务;
    2.做好遵守交通规则及安全行车工作;
    3.负责做好车辆的定期检查、保养与维修,并办理好车辆年审手续;
    4.司机班班长负责司机班的安全管理、出车调度和司机考勤统计;
    5.完成办公室领导交办的其他工作。
     
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